Brak decyzji w ramach zarządzania flotą firmową może powodować poważne straty. Teraz jednak procesy w tym zakresie wcale nie są skomplikowane i czasochłonne w prowadzeniu. Co oferują nowoczesne systemy TMS umożliwiające zarządzanie flotami?

System TMS – co to jest?

Termin systemów TMS z pewnością znany jest większości pracowników branży transportowej. TMS, czyli Transport Management System, jest rodzajem oprogramowania komputerowego używanego w celu zarządzania transportem.

Systemy TMS są rodzajem systemów dedykowanych, co oznacza, że przeznaczone są one dla firm transportowych i tworzone są z myślą o ich konkretnych wymaganiach. To powoduje, że mogą one skutecznie wspomagać prowadzone w nich działania, w tym zarządzanie flotą pojazdów.

Jak działają systemy TMS?

Obecnie użytkowane w firmach transportowych systemy TMS najczęściej funkcjonują dwutorowo – na komputerach stacjonarnych i laptopach oraz na urządzeniach mobilnych, czyli na smartfonach, tabletach.

W tym przypadku system pracuje na wspólnej bazie danych, dlatego umożliwia łatwy dostęp do nich w dowolnym miejscu i jednocześnie powoduje, że informacje pomiędzy użytkownikami a systemem przekazywane są błyskawicznie.

Taka architektura systemów wspomaga skuteczne zarządzanie flotą samochodową, ponieważ pracownik odpowiedzialny za zarządzanie flotą może stale utrzymywać kontakt z kierowcami, a przez to również reagować na wszelkiego rodzaju zmiany, na przykład korki, awarie.

Jakie funkcje oferują programy TMS?

Oprogramowanie TMS jest w stanie zapewnić swoim użytkownikom dostęp do różnorodnych funkcji, by dzięki nim skutecznie wspierać procesy zachodzące w firmie, do których zalicza się też zarządzanie flotą pojazdów.

Wśród dostępnych funkcjonalności znajduj się między innymi:

• Zarządzanie zasobami – pojazdami, pracownikami, magazynem,
• Tworzenie harmonogramów pracy,
• Optymalizacja tras,
• Monitorowanie zleceń w czasie rzeczywistym przez GPS,
• Kontrolowanie terminów, na przykład przeglądów, płatności ubezpieczeń,
• Obsługa operacji odbywających się w zakładzie, w terenie oraz w biurze,
• Wsparcie dla obiegu dokumentów,
• Automatyzacja rozliczeń,
• Przygotowywanie faktur,
• Raportowanie kosztów.

Wobec tego zarządzanie flotą jest tylko wycinkiem możliwości nowoczesnych systemów TMS, które swoim użytkownikom mogą zapewnić dostęp do szerokiej gamy funkcji.

Program TMS dla transportu – korzyści

Wdrożenie systemu TMS usprawniającego zarządzanie flotą jest związane z wieloma korzyściami. Wśród nich znajdują się między innymi:

• Sprawne zarządzanie posiadanymi zasobami – firma może mieć stały dostęp do informacji o zasobach i ich aktualnym wykorzystaniu, co znacznie usprawnia jej działalność,
• Redukcja kosztów – poprzez odpowiednie zarządzanie flotą oraz realizację innych działań na bazie wyników analiz firma może sprawnie prowadzić swoje procesy i redukować koszty,
• Zapobieganie stratom – właściwe planowanie i szybka reakcja na pojawiające się zmiany pozwala na zredukowanie strat w firmie,
• Oszczędność czasu – zarządzanie flotą pojazdów z wykorzystaniem systemu TMS oraz prowadzenie innych działań znacznie oszczędza czas potrzebny do prowadzenia firmy.
• Redukcja liczby popełnianych błędów – na skutek nieprawidłowych decyzji, nieuwzględnienia konkretnych danych,

Jak wdrożyć program TMS?

Przedsiębiorstwa, które chciałyby zdecydować się na wdrożenie systemów TMS, aby sprawniej prowadzić zarządzanie flotą pojazdów, mają aktualnie do dyspozycji szeroką gamę propozycji od wielu producentów.

Warto zapoznać się bliżej z dostępnymi systemami i w razie możliwości skorzystać z ich wersji demo, by znaleźć najlepsze oprogramowanie dla swojej firmy.